Μηχανή κρατήσεων ξενοδοχείου: κόστος, σύγκριση και πότε αξίζει δική σας

Πότε αξίζει δική σας: πέντε ερωτήσεις

Η πρώτη μετράει περισσότερο από όλες τις υπόλοιπες μαζί.

1. 1

   Οι προμήθειες που θα γλιτώνατε αποσβένουν την κατασκευή μέσα σε δύο σεζόν;

   Αυτό είναι το πιο σημαντικό κριτήριο. Ο υπολογιστής πιο πάνω σας το λέει με τα δικά σας νούμερα, και θα σας πει και όταν η απάντηση είναι όχι.

2. 2

   Έχετε πελάτες που ξαναγυρίζουν;

   Ο επισκέπτης που σας ξέρει ήδη και σας ψάχνει με το όνομά σας είναι αυτός για τον οποίο δεν αξίζει να πληρώνετε προμήθεια. Όσο περισσότεροι είναι, τόσο πιο γρήγορα αποσβένεται.

3. 3

   Οι κανόνες σας χωράνε σε template;

   Ελάχιστη διαμονή που αλλάζει ανά σεζόν, βίλες που αλλάζουν μόνο Σάββατο, κλειστές μέρες άφιξης, κενές νύχτες ανάμεσα σε κρατήσεις που δεν πουλιούνται. Αν τα κανονίζετε σήμερα με email, μια έτοιμη μηχανή δεν τα σηκώνει.

4. 4

   Έχετε πάνω από ένα κατάλυμα;

   Όταν κάθε κατάλυμα έχει τη δική του μηχανή, ο επισκέπτης δεν μπορεί να συγκρίνει και να κλείσει από ένα σημείο, και εσείς δεν βλέπετε τη συνολική εικόνα.

5. 5

   Θέλετε τα δεδομένα των πελατών σας;

   Σε μια δική σας μηχανή, η λίστα των πελατών και το ιστορικό τους είναι δικά σας. Μπορείτε να τους ξαναγράψετε για την επόμενη σεζόν χωρίς να περάσετε από κανέναν.

Αν απαντάτε «ναι» στην πρώτη και σε τουλάχιστον μία ακόμα, αξίζει να το εξετάσετε σοβαρά. Αν απαντάτε «όχι» στην πρώτη, μείνετε σε μια έτοιμη μηχανή.

Τι πρέπει να κάνει μια καλή μηχανή κρατήσεων

Είτε την αγοράσετε έτοιμη είτε τη φτιάξετε, αυτά είναι τα ελάχιστα.

• Συγχρονισμός με το channel manager, ώστε κανένα δωμάτιο να μην πουληθεί δύο φορές.
• Κράτηση σε δύο βήματα από το κινητό, γιατί από εκεί κλείνουν οι περισσότεροι.
• Πληρωμή με κάρτα μέσω του δικού σας gateway, Viva Wallet, Stripe ή τράπεζας, με προκαταβολή ή εξόφληση.
• Κανόνες ακύρωσης και προκαταβολής ανά σεζόν και ανά τιμή.
• Προνόμια για όσους κλείνουν απευθείας, χωρίς να σπάει η ισοτιμία τιμών.
• Αυτόματη έκδοση παραστατικών και διαβίβαση στο myDATA.
• Σωστή δήλωση στο ΑΜΑ για τις βραχυχρόνιες μισθώσεις.
• Ελληνικά, αγγλικά και όποια άλλη γλώσσα μιλά η αγορά σας.

Η τιμολόγηση και το myDATA

Μια μηχανή κρατήσεων δεν τελειώνει στην επιβεβαίωση. Κάθε κράτηση γίνεται απόδειξη ή τιμολόγιο, και αυτό πρέπει να φτάσει στο myDATA. Αν σήμερα κάποιος τα περνάει με το χέρι στο τέλος της μέρας, μια καλή μηχανή το κάνει αυτόματα, και το λογιστήριό σας βλέπει τα ίδια νούμερα με τη ρεσεψιόν.

Το ίδιο ισχύει για τις βραχυχρόνιες μισθώσεις: η δήλωση κάθε διαμονής στο ΑΜΑ σας μπορεί να γίνεται από τη μηχανή τη στιγμή της κράτησης, αντί να τη θυμάται κάποιος αργότερα.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο κοστίζει μια μηχανή κρατήσεων για ξενοδοχείο;

Μια έτοιμη πληρώνεται με μηνιαία συνδρομή ή με ποσοστό ανά κράτηση. Μια δική σας, δεμένη με το channel manager που ήδη έχετε, κοστίζει από 4.500€ ως 9.000€ μία φορά, και ανεβαίνει όταν οι κανόνες διαθεσιμότητας είναι πιο σύνθετοι.

Χρειάζομαι channel manager αν έχω μηχανή κρατήσεων;

Αν πουλάτε και σε OTA, ναι. Η μηχανή φέρνει τις απευθείας κρατήσεις, το channel manager κρατά τη διαθεσιμότητα ίδια παντού. Μια καλή μηχανή συνδέεται με το channel manager που ήδη πληρώνετε.

Θα σταματήσω να δουλεύω με το Booking.com;

Όχι απαραίτητα. Τα OTA φέρνουν πελάτες που αλλιώς δεν θα σας έβρισκαν. Ο στόχος είναι να μην πληρώνετε προμήθεια για όσους σας ξέρουν ήδη και θα έκλειναν απευθείας αν μπορούσαν εύκολα.

Μπορώ να δίνω καλύτερη τιμή στο δικό μου site;

Οι όροι διαφέρουν ανά συμβόλαιο, οπότε ελέγξτε τι έχετε υπογράψει. Ο ασφαλής δρόμος είναι να μη δίνετε φθηνότερη τιμή, αλλά προνόμια σε όσους κλείνουν απευθείας: μεταφορά από το λιμάνι, αργό checkout, πρωινό.

Πόσο καιρό παίρνει να φτιαχτεί;

Μια μηχανή κρατήσεων στο δικό σας site θέλει συνήθως έξι με εννιά εβδομάδες. Αν ξεκινήσει το φθινόπωρο, είναι έτοιμη άνετα για την επόμενη σεζόν.

Δουλεύει και για βίλες και ενοικιαζόμενα;

Ναι, και εκεί συνήθως αξίζει περισσότερο, γιατί οι κανόνες είναι πιο ιδιαίτεροι: αλλαγή μόνο Σάββατο, ελάχιστη διαμονή μιας εβδομάδας, προκαταβολή ανά περίοδο, δήλωση στο ΑΜΑ.